ゲットイットでは、2019年9月より、Web社内報を配信しています。
制作は計6名のチームで作業を分担し、毎月配信を行っていますが、それぞれ主業務があるため、メンバーの負担を軽くできるよう、内容やレイアウトはシンプルです。
そんな社内報ですが、アンケートフォームを用いて定期的に社員からのフィードバックを受けており、時々マイナーチェンジを行っています。社員からの意見で一時期散見されたのが、日本語が母語ではない社員のために、社内報の英語版を出してはどうか、という意見です。
日本語で読むメンバーが約100名で、英語で読むのは5名前後。翻訳作業にかかる時間と労力を考えると、大きな迷いがありましたが、「社員全員のための社内報」という編集メンバーの想いもあり、英語版を諦めることができず、2021年の3月号から、バイリンガル社内報として日英両言語で同時配信するようになりました。
社内報には、社員が自由に書き込めるコーナーが用意されています。上の例では、東京都の江東区に新倉庫を開設することになった際に、地元出身者が、近場の定食屋などを社員に紹介しています。こうしたコンテンツも含めてすべて英語でも配信しています。
みんなが楽しんで参加できる社内報
ゲットイットの社内報編集チームでは、「みんなが楽しんで参加できる社内報」を目標としています。編集チームが黙々と完成させるというよりは、コンテンツの企画を立てた後は、他の多くの社員に執筆のお願いをしたり、あるいは自由に書き込んでもらうなどして、皆の協力を得ながら社内報を作っていくイメージです。
社内報の作成には「Google スライド」を使用しています。6人の編集メンバーが同時にオンラインで作業をしたり、個別のコンテンツの執筆依頼をした他の社員も直接文章を入力したり写真を貼付したりすることができます。
当社の社内報には、例えば、毎月4名の社員がオススメの何かを紹介するコーナーや、社員がどんなテーマでも自由に書き込める「FreeSpace」といったコーナーなどがあるのですが、特にコロナ禍で社員の約半数がリモートワークとなってからは、職場からも自宅からもオンラインでアクセスでき、多くの人が同時に編集を行い、リアルタイムで進捗状況を確認できる「Google スライド」は、とても便利なツールとなっています。
バイリンガル社内報 作り方のポイント
社内報の英語版を作ることに決めたのも、上記のような「みんなが楽しんで参加できる社内報」という目標があったからです。
職場のダイバーシティが進む中、似たような想いや葛藤を抱えている社内報担当者も多いかも知れません。以下では、バイリンガル社内報の作り方のコツなどを紹介できればと思います。
①自動翻訳の利用
当社の社内報チームでは、まず「Google 翻訳」を活用して全文の自動翻訳を行ってから、日本語と英語の両方ができる社員が文章のチェックを行っています。明らかな誤訳は訂正し、読みにくい文章は整えますが、ある程度は自動翻訳のレベルで妥協して、時間をかけすぎずに英語版を完成させるようにしています。
翻訳エンジンとして「Google 翻訳」を活用している理由は、後述のGAS（Google Apps Script）による自動化のためですが、翻訳の質に定評のある「DeepL」などに置き換えることも可能かもしれませんので、プログラミングに強い方は調べてみてください。
②レイアウトを維持したままの自動翻訳
「Google スライド」で作成した社内報は、レイアウトなどを整えた上で、自動翻訳を行うのですが、これをレイアウトを維持したまま自動処理するのが、なかなか難しいポイントかなと思います。当社では、社内報の編集メンバーの一人が情報システム部に所属しており、プログラミングや自動化などが得意だったこともあり、専用のスクリプト（GAS：Google Apps Script、プログラミング言語の一種）を組んでこの処理を行っています。
当該のスクリプトでは、「Google スライド」上の各ページのテキストボックスや表に対して、その中の日本語文を「Google 翻訳」によって英訳していきます。日本語と英語の言語的な特徴の違いから、多くの場合、日本語の文を英訳すると、文字量が大幅に増えて、テキストボックスの中に収まらなくなります。これを解決する方法は何通りかありますが、現状では、フォントサイズを元のサイズから2pt縮小することで、概ね、テキストボックスの枠の中に収まるように処理を行っています。（他のやり方としては、テキストボックスのサイズを固定し、文字サイズの自動調整をONにする、といったやり方も考えられます。）
20～30ページほどの社内報で、自動翻訳スクリプトの処理時間は数秒から長くて10秒前後です。残念ながら、スクリプトはまだ完璧ではないので、多少のレイアウトの崩れが発生してしまいます。これを整えるのに15～30分程度かかりますが、スクリプトの調整や、元となるスライド内のテキストボックスの設定を事前に調整するなど工夫すれば、さらに効率よく翻訳作業を自動化することも可能だと思います。
翻訳スクリプトについては、以下のサイトで詳しく解説されていますので、参考にしてみてください。当社でも、以下で紹介されているものを、ほぼそのままの形で活用させていただいています。
【GAS】Google Apps Script 活用事例 Google Slides全ページを、一瞬で英語訳する。
https://note.com/nepia_infinity/n/n24f853aec521
ゲットイットで活躍している外国社員
社内報の英語版を作ることにこだわった一番の理由は、それを読んでくれる社員の顔が浮かんでくる、という点に尽きると思います。
外国出身の社員は、日本語勉強会などを開催しながら、どんどん日本語を上達させていますが、そうであっても、何もかもが、母語ではない日本語だけという状況がずっと続くと、疎外感のようなものも感じてしまうのではないかなと考えています。このため、少なくとも社内報や、全社員に回答を依頼するような、例えば働き方アンケートなどは、可能であれば、日本語版・英語版を準備するように心掛けています。
上の画像は、バングラデシュから国境を越えたリモートワークで勤務している4名の社員の日本語勉強会の様子です。この時は、私（広報：川澄）が先生役で参加しましたが、語学の得意な社員が交代しながら参加しています。
バイリンガル社内報の意外な活用
社内報の英語版を配信するようになってから、社内報に関する社員アンケートで、日本語母語話者の社員から、英語版を読むことで英語の練習になっている、といったコメントをもらうことが何度かありました。
海外とのやり取りが必要な社員の中には、英語を勉強中の社員もいるようで、英語版社内報が役立っているらしく、これは、社内報チームとしてもあまり考えていなかった、意外な活用方法でした。
以上、ゲットイットのWeb社内報と、その英語版の取組みについて紹介させていただきました。
【広報より】
ゲットイットでは、社内報に限らず、社内制度の策定などにおいても関心ある社員の声をきっかけに様々な取組みを行っています。ユニークなものとしては、昇給額を社員が自己決定する社内制度などがありますが、こうした制度は社員の経営参加を大切にする社風から生まれてきました。広報では取材対応なども積極的に行っていますのでぜひお気軽にご連絡ください。
●本件に関するお問い合わせ
担当者 ： 川澄(カワスミ)
電話番号 ： 03-5166-0900
