「臆病な自分」から「前向きな自分」へ変化。 どんな案件でも何とかできる自信がついた

ヘアウィッグの販売です。その前は美容師の仕事をしていました。

前職は不定休で、シフトもギリギリにしか分からず、プライベートの予定が中々立てられなかったんです。「折角転職するなら土日に休める仕事がしたい」と思い、思い切ってスキルチェンジしました。未経験からできる仕事を探していると、「営業か、事務しかない」と思い、人材エージェントに登録しました。そこで勧められたのがゲットイットだったのです。面接は人事担当者と取締役の2人でした。それまでも、いくつか会社を受けていたのですが、ゲットイットが一番自然体で話ができて…こういう環境なら働きやすいと思ったのが大きかったですね。

「好きな食べ物なんですか？」と聞かれて、「ロールキャベツ」と、答えたんです。人事担当者も「私もです！」と話が合って、そこからなぜかめちゃくちゃ盛り上がったのを覚えています。他社の面接でここまで盛り上がった記憶がなかったので、そこでも「働きやすい雰囲気なのかもなあ」と思いました。

面接が終わり、会社の最寄り駅のホームで電車を待っていたら、人材エージェントの担当者から電話があって「受かりました！」という報告を受け、すごく早くて驚いたのも覚えています。

そうですね。この「調達事務」の仕事は、PCやサーバー、ネットワーク機器などのIT機器をリース会社やオークションから買い取っている営業メンバーのサポート業務です。私はリース周りを担当しています。見積もりをとって「受注」となれば、お客さまであるリース会社の担当者さんと直接やりとりして、IT機器の移送手続きを行います。その他には、書面発行や、運送会社の手配、移送後のデータ処理、終了後は報告書の作成と請求書の発行業務などもあります。

内容にもよりますが、リース会社の方から依頼を受けて、エンドユーザーさんに直接連絡をすることも多いですね。私が担当するリース会社は複数社ありますが案件が動く時期も決まっていて、特に年度末の3月が一番の繁忙期です。

同じ部門内にあと2人調達事務がいますが、この仕事は私一人だけやっています。2人のうち1人はオークション担当で、もう1人は、機器の査定を行っている社長のサポート業務です。リスト作成や支払い関連の対応をしています。同じ部門にいるんですが、それぞれ別々の業務を担当しています。

ただ、1人が病欠や何らかの理由によってお休みをすると、今の状態だと業務がストップしてしまいます。それを防ぐためにも、お互いに気持ち良く休めるためにも、2024年の4月から業務を少しずつ交換したりして、ジョブローテーションを導入し始めました。それ以前には、それぞれの基本的な業務に関するマニュアルを作成して、それを見れば仕事の流れがつかめるようになっています。細かいところは、口頭で説明したりする必要はありますが…。

ロジスティックスのメンバーですかね。買い取った機器の数量を確認してもらったりして、調達時には必ず関わるので。営業担当には困り事が発生した場合は協力を仰いだり、相談したりはしていますが、常に指示を仰ぐわけではないのでそこまで接点は多くないかもしれません。

他の事務職をやったことがないので、分からないですが、「この時間帯はこれをする」という決まった業務はないですね。メールや電話など、お客さまによって、いろんなパターンで依頼がきます。「この機器は、早めに引き取ってください」と言われたかと思えば、違うお客さまからは「この距離で、この物量だとどれくらい金額がかかりますかね？」と急ぎの見積もり依頼をされたりもします。見積もりは運送会社に聞くこともあるんですが、私でもだいたいの運賃相場は分かるので、その場で回答することもあります。

関わる人は、リース会社さんだけでなく、エンドユーザーさんや、社内だと営業担当やロジスティックスメンバーなど、いろんな立場の方がいます。特にエンドユーザーさんは、「私たちが何者で、なぜそんな連絡をしてくるのか」が、あまりよく分からないという方もいたりします。そんな状況もあるので、まずは、それぞれの立場を理解すること。その上で、できる限り分かりやすく伝えるように、工夫しています。

私が入社した頃は、マニュアルもなかったので、手を動かしながら、仕事を覚えていきました。そして、どんどん数をこなしていくうちに、知識やノウハウが蓄積され、ある程度の依頼なら「こうすればなんとかなるだろう」というあたりがつくようになったのです。リース会社さんやエンドユーザーさんに事前にあたりをつけて行ってほしい業務内容の依頼をするなど、こちらから働きかけて作業効率を上げられるようにもなってきました。最近は案件も複雑化しており、昨年には400拠点から機器を移送した経験もあります。

そうなんです。でも1人でこの数をこなすのは大変なので、運送会社さんに協力を仰ぎながら、なんとか半年で終えることができました。

1年ぐらいはかかったと思います。最初は、いかにコストを抑えて、当社の利益を生み出すか。その視点で考え始めたのがきっかけだと思います。運送費をできる限りコストダウンしたい。そのために社内のメンバーと共に、新たな運送会社の開拓もしました。また、この場合だとリース会社さんと交渉できる、こちらだと難しいので、直接エンドユーザーさんに相談してみるなど、色んな案件にトライして、コストを抑えた効率的な進め方を模索し、コツをつかんでいきました。それを続けていると、「次はこんなことにチャレンジしてみよう」という創意工夫が楽しくなってきたんです。でも、そうはいっても、最初はやり方が全く分からなかったので、すごく嫌でした。根はビビりなので（笑）。

そして、案件量が増えてくると管理が大変になってくるので、案件の管理シートもつくりました。最近は抜け漏れを更に予防するために、案件の自動入力にも取り組んでいます。案件の管理番号を押せば、自動でエクセルの管理シートに反映されるような仕組みをつくりたいと、リーダーに相談したところ、「組織として取り組もう」という話になり、今はシステムの部署を巻き込み、開発しているところです。

忙しいんですが、みんなわいわいガヤガヤと、賑やかです。新型コロナウイルスが蔓延し始めた頃は、オフィスにも人がいなくて静かでしたが、それが懐かしいですね。社長やメンバーがお土産のお菓子を買ってきてくれると、休憩をとるついでにみんなぞろぞろと集まって、役職や年代関係なくお話しをしだします。そんな雰囲気なので、上下関係もあまりなく、新しい人も溶け込みやすいですね。

でも、みんな真面目なので、仕事のときは真剣に取り組んでいます。ゲットイットは利益が出たら、みんなでその利益を山分けする制度があるので、「儲けたら、みんなで美味しいものを食べよう！飲んで楽しもう」という海賊的なところがあります（笑）。

そうですね。売上や利益が可視化されているので、みんな数字のことは、常に意識して動いていると思います。普通の会社だと、自分の仕事で「こうすればこれだけの利益が出るんだ」と考える社員は少ないと思います。それがゲットイットだと、真逆です。みんな、どうすればこれまで以上に利益を上げられるのかを最優先で考えて、取り組んでいます。

実は、社内では会計の講習会が定期的に開かれており、参加すれば損益計算書などの見方を学べます。リーダーからの指名で参加でき、私も数年前に受けました。会社からは毎年「売上」と「固定費」と「販売管理費」などが公開されていて、希望すれば詳細な数字も見せてもらえます。だから自然と数字への意識は高まってきます。

取引先と直接やりとりすることが多いので、事務作業だけ、入力作業だけといったイメージで入ってくると、かなりギャップがあると思います。もしかすると事務作業しかやったことがない人だと難しいかもしれません。一番合うのは、どんなことにも柔軟に対応できる人だと思います。私以外の事務メンバーも全員事務経験がなく、全くの未経験からのスタートです。元販売員や元営業といった全く違う仕事をしていた人の方が、先入観を持たずに柔軟に仕事ができそうな気がします。

あと、周りを巻き込んでいける人も合っていると思います。調達事務の他のメンバーも愛嬌があり、営業担当者に「ここまでやってもらえませんか」「これ、お願いします！」と自分から積極的に声をかけて、忙しい時は手伝ってもらったりしています。

今、業務の自動化を進めていますが、必要な情報が足りなかったりするので、まずはそこの情報整理から取り組み始めています。これまで業務が属人化されていたので、見積もり段階から完了まで、案件の工程をトータルで把握できていませんでした。システムで一気通貫の管理ができるように、必要な情報を収集している段階です。

それが実現できれば、あとは自動化システムを構築するのみです。目指す形ができ上がれば、人の手を介さなければいけないところに、私たち調達事務の業務を集中できるようになります。営業が今担当している業務の一部を私たちが巻き取り、より売上・利益の向上に貢献できるような仕組みがつくれるようになります。それに、私たちの業務も標準化できるので、新しい人材もスムーズに入っていけると思います。2024年の今年中にはぜひ実現したいですね。