営業事務の仕事とは?

こんにちは、営業事務の竹下です。今回は現在わたしが行っている営業事務の仕事についてご紹介させて頂きます。

仕事内容は、お客様からのお問合わせの窓口として、商品の受発注、在庫や納期についてご回答するサポート業務です。具体的には、電話/メール対応、見積書作成、請求書作成、出荷に必要な書類の作成などです。また、営業のアシスタントとして月ごとの売上の管理や報告、スケジュール管理なども行っています。

日々の業務を行う中で、最低限のパソコン操作スキルは必要だと感じています。商品知識があるにこしたことはありませんが、膨大な種類の機器を扱っているので、初めて出会う機器について自分で調べるリサーチ力や必要な情報を短時間で収集する力の方が役に立つと感じています。また、迅速な対応が必要な業務ですから、毎日頂く沢山のお問合わせにもすぐに対応できる処理力や、予期せぬお問合わせやクレームにも動じない臨機応変さも必要だと思います。

それから、営業事務という仕事は、お客様に対してのみでなく、現場(検査、物流)の間や上司と現場の間など「人と人の間」にたち、情報伝達の役割を任されることもしばしばあります。人との接触が多いので、コミュニケーション能力や周囲との協調性も求められる職種だと思います。

必要な力をたくさん記述しましたが、わたし自身まだまだ至らない点だらけです。特にお客様への電話対応など、丁寧に話そうとして滑稽な表現を使ってお客様を困惑させてしまうことや返答に詰まることもあります。対応に困ることがあればその都度、日本語が得意な隣の先輩社員に対応の仕方を聞くようにしています。(いま隣で先輩社員が笑っています。)

最近は、情報を伝達することの難しさを日々実感しています。自分の得た情報をどのタイミングで誰にどのように伝えるか。伝えるべき情報を選別し、自分の意見や憶測など混ざっていない正確な情報を伝えること。自分と相手は違うバックグラウンドで生きてきたことを念頭に置き、言葉の語尾や表現の仕方に気をつけること。今後の課題として取り組んでいきたいと思います。